Przetwarzanie danych kontrahentów

Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami

‍

I. Administrator danych osobowych

‍

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Optidata Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (adres: ul. Wielicka 50/5, 30 – 552 Kraków), wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000141956 (dalej „Spółka”).

Można się z nami skontaktować w następujący sposób:

- listownie na adres: ul. Wielicka 50/5, 30 – 552 Kraków;

- przez e-mail: optidata@optidata.pl;

- telefonicznie: 12 299 60 01;

‍

II. Inspektor ochrony danych

‍

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (dalej: „IODO”). Z IODO można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw z tym przetwarzaniem związanych, w następujący sposób:

- listownie na adres: Optidata Sp. z o.o., ul. Wielicka 50/5; 30 – 552 Kraków;

- przez e-mail: abi@optidata.pl;

- telefonicznie: 12 299 60 01;

‍

1. Jeżeli jest Pani/Pan naszym kontrahentem lub potencjalnym kontrahentem, przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu zawarcia umowy oraz dokonania czynności poprzedzających jej zawarcie, takich jak: negocjacje, wymiana dokumentów lub w celu wykonania umowy, lub na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu wykonania obowiązków określonych w przepisach prawa, w tym podatkowych, z zakresu rachunkowości i rynku kapitałowego, lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celach wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, polegających na funkcjonowaniu naszego przedsiębiorstwa i prowadzeniu działalności gospodarczej.

‍

W szczególności, w zależności od okoliczności danego przypadku, dane przetwarzane są w celach:

- komunikacji oraz obsługi korespondencji,

- nawiązania lub podtrzymania współpracy lub odpowiedzi na wniosek o jej podjęcie,

- uzyskiwania informacji o ofercie lub przekazywania informacji dotyczących Spółki, jej usług lub produktów,

- pozyskiwania lub udzielania referencji,

- marketingu,

- udzielenia odpowiedzi na skierowane do firmy zapytania lub wnioski,

- przedstawienia oferty lub zapytania ofertowego, bądź rozpatrzenia otrzymanej oferty lub zapytania ofertowego,

- dostarczania produktów i usług,

- świadczenia usług serwisowych,

- dokonania wymaganych czynności przed właściwymi organami publicznymi,

- związanych z ochroną mienia lub ochroną życia i zdrowia osób przebywających na terenie firmy,

- ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń, bądź obrony przed takimi roszczeniami.

‍

2.Jeśli Pani/Pana danych nie pozyskaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana, to dane te pochodzą z powszechnie dostępnych rejestrów/baz danych, w tym Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Biuletynu Informacji Publicznej lub stron internetowych.

‍

W przypadku pozyskania danych w inny sposób niż bezpośrednio od Pani/Pana, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

- podstawowe dane identyfikacyjne, w tym imię i nazwisko,

- dane identyfikacyjne przyznane przez organy publiczne,

- finansowe dane identyfikacyjne,

- elektroniczne dane identyfikacyjne i lokalizacyjne,

- dane adresowe,

- dane kontaktowe (adres e-mail, nr telefonu),

- dane dotyczące posiadanych uprawnień zawodowych, referencji, zezwoleń/koncesji,

- płynności finansowej i wypłacalności,

- szczegóły umowy ubezpieczenia,

- inne dane przekazane nam w związku ze współpracą lub kontaktem.

‍

3.Pani/Pana dane pozyskane w celu zawarcia i wykonania umowy przechowywać będziemy do końca okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń z niej wynikających, dane przetwarzane w naszym prawnie uzasadnionym interesie – do momentu jego ustania, a w szczególności na czas niezbędny do zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego przechowywane są przez okres wynikający z przepisów prawa.

‍

4.Odbiorcami danych mogą być:

- osoby upoważnione przez nas do przetwarzania danych w ramach wykonywania obowiązków służbowych,

- inne podmioty, jeśli będzie to konieczne, abyśmy mogli wypełnić obowiązki wynikające z zawartych umów lub przepisów prawa,

- podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie, banki, ubezpieczyciele, kancelarie prawne, doradcy podatkowi, biegli rewidenci,

- podmioty, którym zleciliśmy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych – np. nasi dostawcy usług IT, w tym dostawcy oprogramowania i systemów chmurowych oraz dostawcy usług przepływu poczty elektronicznej (na podstawie umowy powierzenia),

- sądy i organy publiczne, którym Spółka jest zobowiązana lub upoważniona udostępnić dane.

‍

5.Przysługuje Pani/Panu:

‍

- prawo dostępu do danych osobowych,

- prawo żądania sprostowania lub uzupełnienia danych,

- prawo żądania usunięcia danych osobowych – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,

- prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych – w przypadkach z art. 18 RODO,

- prawo do przenoszenia danych, które przetwarzamy automatycznie na podstawie umowy lub zgody,

- prawo sprzeciwu,

- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

‍

6.Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów.

‍

7.Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celu, w jakim są przetwarzane. W niektórych przypadkach podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym.

‍

8.W zakresie przetwarzania Pani/Pana danych nie będzie dochodzić do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

‍

9.Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren UE/Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

‍